Groupe SOGEA EST BTP, filiale du Groupe de BTP VINCI Construction

Logotype SOGEA Est BTP et VINCI

SUJET

Automatiser et sécuriser la rédaction de tous les marchés, contrats, commandes au niveau de toutes les entités juridiques de SOGEA EST BTP, filiale du Groupe VINCI Construction.


CONTEXTE
Le projet engagé concerne les processus de rédaction des marchés, contrats, …, relatifs aux travaux sous-traites par la société SOGEA EST BTP.
Les marchés, contrats et autres documents contractuels étaient réalisés à partir de modèles de documents élaborés par les services juridiques sous MicroSoft Word. Ces modèles étaient ensuite repris par le service qualité pour leur publication avec les notes de procédure correspondant à toutes les variantes de rédaction des différents documents.
Les rédacteurs finaux des marchés, contrats, …, étaient des secrétaires qui reprenaient les modèles ou contrats déjà élaborés pour rédiger de nouveaux documents à travers MicroSoft Word. Ensuite tous les documents rédigés étaient introduits dans le cycle de validation signature.
Les contrats modèles étaient très souvent non actualisés, les chartes graphiques n’étaient pas respectées, le cadre contractuel souvent obsolète, et de erreurs très grossières étaient commises quand un rédacteur repartait d’un contrat existant et faisait du copier/coller. Les erreurs non détectées pouvaient générer de nombreux litiges, … L’ensemble des données contenues dans leurs bases de données de gestion étaient ressaisies systématiquement.

ENJEUX
Face au contexte décrit précédemment, SOGEA EST BTP a décidé de réaliser le projet « Sécurisation de la Rédaction des Contrats », le projet SRC basé sur la solution Osidoc pour pouvoir pallier aux manques et risques liés aux outils et procédures en place.

Les principaux objectifs recherchés étaient les suivants :

- automatiser la rédaction des documents relatifs aux marchés, contrats, commandes avec leurs sous-traitants. Il s’agit de la récupération automatique des données de leurs systèmes applicatifs,
- centraliser la gestion des modèles de marchés, contrats, commandes au niveau du siège de SOGEA et en assurer l’administration,
- sécuriser le contenu des documents à caractère contractuels produits au sein de toutes les entités de SOGEA,
- faciliter la mise à jour du cadre réglementaire sans obligation de passer par la structure informatique pour gagner en rapidité de mise en exploitation des nouveaux documents modèles ou documents modèles actualisés,
- mettre à disposition des conducteurs de travaux, chefs de chantier, …, et autre personnel habilité un outil de rédaction de marchés, contrats, …, sans pour autant passer obligatoirement par des secrétaires,
- réduire le délai de rédaction de documents de type marché, contrat et commandes pour limiter les quelques risques relatifs à un démarrage opérationnel des sous-traitants avant contractualisation.
 
Osidoc a été nominé au Prix innovation VINCI 2005 dans le cadre de ce projet.

Une référence OSTENDI